購買の時間を少しでも短縮するために

サービスの成長に伴い購買額が大きくなるにつれて商談の頻度が増えてきます。例えば数千万円クラスの機器を買おうとすると、複数のベンダーから平均１０回くらい来訪いただくので、同時期に複数のものを買おうとすると購買専任の人がいないと毎日が商談になってしまいます。そんな中、少しでも商談の時間を短縮するためにいろいろ工夫したのでご紹介してみます。

【1．前もってお茶の準備をしておく】
お客様にお茶を出すのは常識ですが、自社からの参加者が自分ひとりだけだとお茶を準備するだけでも大変です。この問題に対して私はこのようにするようにしています。 　

1. 前もって来訪者の人数を聞いておく。
2. 来訪５分前に人数分のお茶を入れて部屋に置いておく。
3. 部屋に入っていただいたら直ちにお茶を配る。

これだけで5分～10分は短縮できます。

【2．会議室の予約を短めにする】
商談を１時間刻みで行うことが多いですが、本当に重要な部分はそのうちの半分に満たないことが多いので、私はこのようにしています。

1. わざと会議室の予約を短めにする。(45分とか)
2. 来訪者に対して、この会議室は45分しか使えないと前もって宣言する。

これで15分の短縮です。

【3．要件定義資料を作り込んでおく】
商談の場ではこちらの要件について非常に長い時間ヒアリングを受けるのが普通です。これは思ったより時間がかかるので、私はこのようにしています。

①初回のコンタクト前にやりたいことを箇条書きしてメールで送っておく。
②最初の商談でこちらが疑問に思っているポイントだけを確認し、要件定義を作る。

こうすると2回目の商談から具体的な要件定義資料を元に話しが進むのでかなり商談が早く進みます。これで3時間以上の短縮になるのではないでしょうか。

【4．最終決定日を明確に伝える】
いつ最終的に決めますということを明らかにしておくと、そのタイミングで最終見積もりが出てきます。業者から見て最終決定日がわからないといつまでもバッファを持たせるのでいつまでも商談が終わりません。

【5．最終価格決定方法を業者に選んでもらう】
最終価格決定方法として以下の2つの方法があるかと思います。私はこのどちらがよいか業者に選んで決めてもらっています。

１．相見積もりを取っている業者の情報をお互いの業者に流しながら、どちらかがギブアップするまで見積もり書を交換する。
　→確実に安くなりますが、時間はかかるし決定した業者の利益がほとんどない状態になるので今後のお付き合いを考えると本当はあまりいい方法ではないです。

2.一発勝負で決める。
　→お互い後腐れがないし時間もかからないので個人的にはこちらのほうが好きです。